Rassemblement de documents immobiliers : passer de 10 jours à 48h avec Antoine Robin (Paperas.se) | En Visite

Dix jours. C'est le temps moyen qu'il faut aujourd'hui pour rassembler tous les documents obligatoires avant de signer un compromis de vente. Dix jours pendant lesquels l'acquéreur peut changer d'avis, les taux de crédit peuvent évoluer, et la transaction risque de capoter.

Antoine Robin, CEO de Paperas.se, a vécu cette friction lors de son premier achat immobilier. Face à un vendeur débordé et deux reports de signature, il a créé la première plateforme digitale de rassemblement de documents immobiliers. Cinq ans plus tard, Paperas.se est utilisé par 10 000 professionnels et ambitionne de créer la première base de données exhaustive sur les 700 000 copropriétés de France.

Le problème : un chaos administratif qui fait perdre temps et argent

Quand vous vendez un bien en copropriété, vous devez fournir trois catégories de documents : ceux sur l'immeuble et la copropriété (PV d'assemblée générale, appels de charges, règlement de copro), ceux sur le bien lui-même (diagnostics techniques, certificat de superficie), et ceux sur le vendeur (justificatifs d'identité, titre de propriété).

À cela s'ajoute le pré-état daté, document obligatoire qui synthétise la situation financière du lot dans la copropriété. Les syndics le facturent en moyenne 300 euros et mettent jusqu'à une semaine pour le livrer.

Résultat : 10 jours en moyenne pour rassembler tous les documents. Entre les emails perdus, les relances auprès du syndic et les pièces manquantes découvertes la veille de la signature, chaque jour de retard fragilise votre transaction.

Vous avez enfin trouvé un acquéreur solvable, l'offre est acceptée, le financement est bouclé. Mais il manque un PV d'assemblée générale. Premier report. Puis le pré-état daté n'arrive toujours pas. Deuxième report. Entre-temps, l'acquéreur a visité un autre bien ou les taux de crédit ont augmenté.

Le momentum d'une transaction immobilière est fragile. Dans un marché où les taux évoluent rapidement, le timing n'est pas un détail, c'est un facteur critique de réussite.

La solution Paperas.se : automatisation et gain de temps radical

Des robots qui récupèrent les documents automatiquement

L'innovation de Paperas.se repose sur des robots qui se connectent automatiquement aux extranets des syndics pour récupérer les documents.

"Notre astuce, c'est qu'on a créé des robots qui sont capables de se connecter sur ces extranets pour récupérer les documents qui sont présents," explique Antoine Robin. "Au lieu que ce soit quelqu'un manuellement qui récupère les documents, c'est un robot qui imite un humain et qui va récupérer les documents et qui les met dans le dossier Paperas.se."

Vous (ou votre client vendeur) fournissez simplement vos identifiants de connexion à l'extranet du syndic. Le robot fait le reste : il navigue dans l'interface, identifie les documents pertinents, les télécharge et les classe automatiquement.

Un mode collaboratif qui s'adapte à chaque situation

Paperas.se fonctionne en mode collaboratif : vous pouvez inviter le vendeur à rejoindre le dossier pour qu'il récupère lui-même les documents. Mais si le vendeur n'est pas à l'aise avec le digital ou n'a pas le temps, vous pouvez tout faire à sa place.

Cette flexibilité est essentielle. Certains vendeurs sont réactifs et autonomes. D'autres sont débordés, peu familiers des outils numériques, ou vivent à l'étranger. Paperas.se s'adapte à chaque profil.

Vérification automatique pour éviter les mauvaises surprises

Paperas.se intègre des robots de vérification qui contrôlent automatiquement la bonne adresse du bien, la présence des trois derniers appels de charges et PV d'assemblée générale, l'absence de pages manquantes, la lisibilité de tous les documents et la présence des signatures obligatoires.

"Nos clients nous disent : sans Paperas.se, ça me prenait dix jours. Avec votre plateforme, en 48 heures, c'est plié, y compris la réception du pré-état daté," résume Antoine.

Pré-état daté à partir de 60 euros : une économie de 240 euros

Le pré-état daté synthétise la situation financière du lot dans la copropriété. Les syndics le facturent en moyenne 300 euros et le livrent sous une semaine.

Paperas.se le propose à partir de 60 euros et le livre en moins de 24 heures.

Comment ? "On n'est pas syndic, donc on n'a pas les mêmes coûts de structure. On a beaucoup automatisé le process. On fait de la récupération automatique de données dans les documents qu'on a dans les dossiers," explique Antoine.

Résultat : plus de 20 000 pré-états datés livrés depuis le lancement, avec des économies substantielles pour les vendeurs.

Intégration dans vos outils métiers

Paperas.se est intégré dans six logiciels métiers, dont ceux utilisés par IAD et Orpi. Concrètement, quand vous créez un nouveau mandat dans votre CRM, vous voyez apparaître un bouton "Récupérer les documents avec Paperas.se". Un clic, et le dossier se crée automatiquement. Plus besoin de jongler entre plusieurs outils.

Au-delà des documents : la première base de données sur les copropriétés

Il y a 700 000 immeubles en copropriété en France. Pourtant, en 2026, aucune base de données unifiée et exhaustive n'existe sur ces copropriétés.

"La seule base vraiment qui est en train d'unifier toutes ces informations, c'est celle de Paperas.se," affirme Antoine. "Un site où tu arrives, tu tapes l'adresse et tu as le nombre de lots, s'il y a des procédures en cours, les travaux qui ont été votés, est-ce qu'il y a un ascenseur, le nombre d'étages, les décisions qui ont été prises au dernier AG."

Chaque dossier créé sur Paperas.se enrichit cette base. Avec environ 1 000 dossiers traités par mois, la plateforme a déjà cartographié 70 000 copropriétés, soit 10 % du marché français en cinq ans.

Du prédictif pour mieux prospecter

En 2026, Paperas.se développe des fonctionnalités prédictives : analyser l'historique d'une copropriété sur dix ans et identifier les lots qui vont probablement être mis en vente dans les douze prochains mois.

"On peut croiser nos informations avec d'autres informations de l'open data et ressortir des insights. On sait que l'an dernier, il y a eu sept ventes dans cet immeuble. L'année prochaine, il va y avoir trois ventes," explique Antoine.

Tout cela dans un périmètre sécurisé : vous avez accès uniquement aux données des dossiers que vous avez traités.

Ce que Paperas.se change pour vous

Ramener le délai de rassemblement des documents de 10 jours à 48 heures, c'est minimiser le risque de voir votre acquéreur se désister ou votre financement remis en question. C'est aussi tranquilliser toutes les parties : vendeur, acquéreur, notaire.

Proposer un pré-état daté à 60 euros au lieu de 300 euros, c'est offrir 240 euros d'économie à votre client. Un argument commercial non négligeable.

Comme le dit Antoine : "On ne va pas remplacer l'agent immobilier. Ce qu'on va lui permettre, c'est de gagner du temps sur le travail manuel." Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée pour libérer du temps sur les tâches à forte valeur ajoutée : conseiller, négocier, accompagner humainement.