Gestion des clés en copropriété : comment Osly Solutions fait gagner 15 heures par mois aux gestionnaires

Un tableau de clés accroché au mur. Une feuille à signer. Un prestataire qui vient les chercher avant chaque intervention et qui doit les ramener après. Quand il oublie, l’intervention suivante est décalée. Quand la feuille n’est pas remplie, personne ne sait qui a quoi. Et chaque mois, le gestionnaire passe des heures à reconstituer le puzzle.

C’est le quotidien de 90% des syndics de copropriété en France. La gestion des accès, des clés et des badges reste l’une des tâches les plus chronophages et les moins outillées du métier de gestionnaire. Et jusqu’à présent, personne ne s’y était attaqué avec une solution dédiée.

C’est exactement ce que résout Osly Solutions. Dans cet épisode du podcast En Visite, enregistré à l’ESSEC, Dorian Guyomarc’h, cofondateur d’Osly, raconte comment un projet de fin d’études est devenu un produit hardware et software qui équipe entre 10 et 15 copropriétés par jour.

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Dorian Guyomarc’h : d’un projet étudiant à une levée de fonds

L’histoire d’Osly commence dans un cours de dernière année à l’école d’ingénieurs IMT Atlantique. Un exercice classique : trouver un projet innovant, faire des slides, présenter et valider son diplôme. Dorian et Armand, son associé, tombent sur une amie, ancienne gestionnaire de copro, qui leur soumet sa problématique quotidienne : la gestion des clés.

Ils creusent. Ils posent la question à d’autres syndics, à des bailleurs sociaux. Tout le monde a le même problème. Le projet étudiant devient projet professionnel.

La société est créée il y a deux ans et demi, mais le vrai démarrage commercial date d’environ huit mois. L’équipe se compose de deux cofondateurs : Dorian sur le commercial et la logistique, Armand (CTO) sur la technique. Les deux ont 25 ans. L’entreprise est en cours de levée de fonds.

Ce qui a rendu le produit possible : un passage de trois mois à l’université de Stockholm, dans les laboratoires des chercheurs d’Ericsson, l’entreprise qui a inventé le Bluetooth. Dorian et Armand y ont acquis un savoir-faire en Bluetooth Low Energy que peu d’équipes possèdent. C’est cette expertise qui constitue leur principale barrière à l’entrée.

Pour découvrir Osly Solutions : Osly Solutions

Le problème : 15 à 25 heures par mois perdues sur la gestion des clés

La gestion des accès en copropriété fonctionne de la même manière depuis des décennies. Chaque syndic a un tableau avec les clés de chaque copro. Quand un prestataire doit intervenir (changer une ampoule, réparer une fuite, vérifier la toiture), il se déplace physiquement au syndic pour récupérer les clés. Il signe une feuille, fait son intervention, ramène les clés.

Les problèmes sont multiples. Le prestataire précédent n’a pas rendu les clés : l’intervention est décalée d’une semaine. La feuille de suivi n’est pas remplie correctement : le gestionnaire ne sait plus qui a quoi. Il appelle le prestataire, le prestataire dit qu’il n’a pas les clés. Et quand une clé disparaît, c’est la copropriété qui paie le remplacement.

Dorian chiffre l’impact : entre 15 et 25 heures par mois pour chaque gestionnaire. Sur chaque intervention, 15 à 30 minutes sont consacrées à la logistique des clés, aux relances, à la vérification du passage du prestataire. Avec des dizaines d’interventions par mois, le temps s’accumule.

Du côté des prestataires, le déplacement pour aller chercher les clés représente en moyenne une heure par intervention et un coût de 50 euros, souvent facturé à la copropriété. Sur 40 déplacements par an, le calcul est vite fait.

Comment fonctionne Osly : hardware + software

Osly résout le problème avec deux composants hardware et une couche logicielle.

La puce Bluetooth Low Energy (BLE). Sur les portes électrifiées (interphone, digicode, électro-aimant), Osly installe un boîtier de 4 cm sur 5, branché en parallèle du système existant. L’installation prend 10 minutes. L’interphonie ne change pas, les résidents ne sont pas impactés. Le prestataire ouvre la porte avec son téléphone via l’application Osly, à condition d’avoir les droits. La portée est limitée à 5 mètres (impossible d’ouvrir à distance), et le système fonctionne en sous-sol sans connexion Internet.

La boîte à clés connectée. Pour les accès mécaniques (toit, cave, local technique), Osly fournit une boîte à clés sécurisée avec un électro-aimant de 60 kg de force et la même technologie BLE intégrée. Le prestataire ouvre avec son téléphone, indique ce qu’il vient faire (quelle clé, quelle zone), prend les clés, fait son intervention, les redépose. S’il ne les redépose pas, le système le détecte.

L’application et l’API. Côté gestionnaire, une application web permet de gérer les accès de l’ensemble du portefeuille : créer des accès temporaires ou permanents, les révoquer à tout moment, visualiser l’historique des interventions. Mais la vraie innovation est l’API. Osly se connecte au logiciel syndic du gestionnaire. Quand un ordre de service est créé dans le logiciel, l’API analyse les informations (prestataire, copro, intervention) et génère automatiquement l’accès. Le gestionnaire ne fait rien. Le prestataire reçoit ses droits. Le gestionnaire est notifié en temps réel quand le prestataire entre sur la copro.

Le point important : Osly se met en parallèle de l’existant, sans le modifier. Pas de changement d’interphonie, pas de modification visible, pas de coût pour les résidents. Et surtout : pas de vote en assemblée générale nécessaire. Le gestionnaire peut décider seul d’équiper l’ensemble de son portefeuille.

Quatre parties prenantes, quatre bénéfices

Le modèle Osly crée de la valeur pour chaque acteur de la chaîne.

Le prestataire ne se déplace plus pour chercher les clés. Il économise en moyenne une heure et 50 euros par intervention. Il peut facturer un autre client sur ce temps récupéré. Et il se protège grâce aux photos et commentaires qu’il peut ajouter dans l’application après chaque intervention.

Le gestionnaire de copro récupère 15 à 25 heures par mois. Il ne gère plus de tableau de clés, ne remplit plus de feuilles, ne relance plus les prestataires. Tout est automatisé depuis son logiciel métier.

Le syndic dispose d’un reporting propre et documenté. Osly génère un PDF mensuel au nom et aux couleurs du syndic, avec le détail de chaque intervention : nombre de passages, prestataire, nature de l’intervention, photos. Ce document est envoyé au conseil syndical. C’est un levier direct pour le renouvellement du mandat.

Le copropriétaire et le conseil syndical ont de la visibilité sur ce qui se passe réellement dans leur immeuble. Les interventions sont tracées, documentées, consultables. Et les coûts de déplacement des prestataires diminuent.

Au-delà des clés : les résidents et l’adoption

Osly ne se limite pas aux prestataires. Les résidents peuvent aussi ouvrir leur porte avec leur téléphone, via un système de QR code simplifié. En moins de trois mois après l’installation, 33% des résidents d’une copro passent sous Osly. Le reste continue d’utiliser son badge ou son digicode : le système existant n’est pas supprimé, le choix est laissé à chacun.

À terme, Osly prévoit la vente de badges digitaux directement aux résidents, supprimant le processus actuel (appeler le gestionnaire, commander un badge, attendre un mois, le faire paramétrer).

Marché et perspectives

Le marché français compte 310 000 copropriétés en gestion syndic et environ 600 000 au total. Osly équipe actuellement entre 10 et 15 copros par jour, avec un objectif de 1 250 à 1 500 copropriétés. L’entreprise est en cours de levée de fonds et commence à recevoir des demandes de Belgique, d’Allemagne, de Suisse, du Maroc, de Tunisie, du Portugal et du Canada.

Dorian et Armand recrutent : des commerciaux par région et un profil marketing pour structurer la croissance.

Ce qu’il faut retenir

Osly Solutions s’attaque à un problème que tout le monde connaît dans la gestion de copro mais que personne n’avait résolu. La combinaison hardware + software constitue une barrière à l’entrée solide dans un marché où le soft seul ne suffit plus à se différencier.

Pour les syndics et gestionnaires, la promesse tient en une phrase : ne plus jamais gérer de clé physique et récupérer 15 à 25 heures par mois de travail opérationnel. Le tout sans modifier l’existant, sans vote en AG, et avec une installation en 10 minutes.

Pour aller plus loin

🎧 Écoutez l’épisode complet Dorian Guyomarc’h détaille la technologie Bluetooth, le fonctionnement de l’API avec les logiciels syndics, et les perspectives d’expansion européenne. Un épisode rare sur le hardware dans la PropTech.
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